Ako vnímate nárast online mítingov, ktoré nám priniesla stále prebiehajúca pandémia a obmedzenia spojené  s ochorením Covid-19? Teší Vás home office, ale neefektívne online mítingy cez ZOOM či Microsoft Teams z vás vysávajú energiu? Kvalitne odvedená práca a výsledky sa však bez efektívnych mítingov nedostavia.

Situáciu z predchádzajúceho obrázku určite veľmi dobre poznáte, buďme  
k sebe úprimní…

Neefektívny míting, ktorý nič nevyrieši a kvôli ktorému treba dohadnúť ďalší míting je stratou času. V tomto článku vám chceme priblížiť niekoľko bodov, aby boli Vaše mítingy efektívnejšie. Môžete ho potom preposlať aj kolegom, prípadne si odporúčania vytlačte a nasledujte ich počas najbližšieho mítingu :).

Na začiatok niekoľko čísel: 

• Top manažment až 50% svojho pracovného času absolvuje na mítingoch
• Manažér sa počas dňa mítingami zaoberá v 30% pracovného času
• Z celkového počtu mítingov je AŽ 30% stratou času ?! -> pretože sa na nich aj tak nič nevyrieši, teda boli zbytočné 
• Online míting môžu znížiť náklady na cestovanie až o 30%
• 87% členov tímov potvrdilo, že online mítingy im pomohli urýchliť proces rozhodovania

(Zdroj: Forbes, Wainhouse, Lifesize)

Ako zefektívniť online míting?

Stanovenie si cieľa

Každý míting musí mať stanovený jasný, konkrétny cieľ. Ak nemáte nič pripravené, neoberajte kolegov o ich pracovný čas, len aby ste nejaký míting mali. 

Ak chcete od kolegov brainstorming, organizujte ho doobeda. Efektívny míting by mal trvať maximálne 90 minút. Ak potrebujete na prediskutovanie cieľov viac času, dajte si po 60 minútach krátku prestávku a potom pokračujte ďalej.

Organizátor mítingu ako prvé oboznámi účastníkov s témou, konkrétnymi bodmi a dobou trvania stretnutia, zvolí sa zapisovateľ. Body mítingu musia byť jasné všetkým. Vyhýbajte sa veľkému počtu tém, odporúčame nedávať si viac ako 5 bodov na jeden míting.

Výber účastníkov

Čím viac účastníkov, tým viac bodov, ktorým sa budete venovať. Účastníkov vyberajte podľa dôležitosti a miery prispievania do diskusie. Ostatným, ktorí by mali byť informovaný pošlite zápis. Prípadne počas mítingu prizvite kolegu, od ktorého potrebujete vyjadrenie k rozoberanej téme.

Tip agentúry: Ak nestačí 1 pizza na meeting, je tam príliš veľa účastníkov.

Dochvíľnosť

Nepripojenie sa včas je prejavom ľahostajnosti, ale tiež nezvládnutého časového manažmentu. Nečakajte na tých, ktorí meškajú, začnite vždy načas. Tento čas môžete využiť na “prelomenie ľadov”, keďže sa jedná o online míting môžete prehodiť pár neformálnych viet s kolegami.
Všetkým však odporúčame, pripojiť sa vždy radšej aspoň o 5 minút skôr (skúška pripojenia a systému, cez ktorý má online míting prebiehať).

Dodržiavanie plánu mítingu

Diskusiu je dôležité udržiavať, aby nesmerovala mimo stanovených tém. Organizátor musí v prípade narušenia nasmerovať ostatných naspäť k téme, aby sa držali stanoveného programu mítingu a venovali sa len prioritným témam. Dôležité je tiež vyjadrovať sa stručne a jasne, vyhýbať sa “omáčkovitým prejavom”. Ak účastníci prídu počas mítingu s témami, ktoré nestíhate prebrať, odporúčame naplánovať si ďalší míting, kde sa im budete venovať.

Najdôležitejšie pri efektívnom mítingu a dodržiavaní jeho plánu je neskákať si do reči. Počas online mítingu to môže pôsobiť rušivejšie ako počas osobného kontaktu. Dobrou radou je, že ak práve nehovoríte, stlmte si zvuk (mute), zamedzíte tým rušivým vplyvom, ktoré môžu vznikať vo vašom okolí a prenášať sa k ostatným účastníkom.

Dodržiavanie termínov

Pri stanovení sí úloh, je pri každej potrebné zodpovedať základné otázky: “Čo? Kto? Dokedy?”. Je potrebné definovať úlohy, kto danú úlohu bude mať na starosti a stanoviť termín jej odovzdania. Deadline je dôležitý, aby bola úloha splnená vždy načas.

Audiovizuálny online míting

Nestačí mať zapnutý zvuk a svietiť online, zapnite si aj kameru. Je to dôležité kvôli interakcii. Každý bude prítomný a nebude odbiehať a venovať sa iným aktivitám či rušivým elementom. Dôležité je sa na takéto stretnutie aj upraviť
a obliecť, čo je podstatné pre psychiku človeka, keď trávi veľa času na home office. 

Zhrnutie mítingu

Nezabudnite na konci každého mítingu urobiť krátke zhrnutie úloh a kompetencií. Tiež si môžete dohodnúť termín ďalšieho mítingu, aby ste vedeli sledovať pokrok a plnenie zadaných úloh.