Vyjasnenie vzťahov v tíme

Príchod nového lídra do organizácie je často sprevádzaný očakávaniami o raste a dosahovaní výkonov v time alebo v organizácii. Integrácia nových lídrov do spoločnosti však môže byť finančne náročná, stresujúca pre obe strany a s nečakaným koncom. Výkon v tímoch môže dokonca v určitom období poklesnúť. Prieskumom sa dokázalo, že poklesu je možné zabrániť, pokiaľ sa postupuje cez nižšie popísaný model obsahujúci 5 krokov.

Tento model zaručuje lepšiu aklimatizáciu a rýchlejšie doisahnutie optimálnej atmosféry v time. Model sa dá používať na všetkých úrovniach organizácie.

Skryté výdavky pri výbere

Na nahradenie lídra bežne potrebujete viac ako 150% platu. Do tohto nie šú započítané výdavky ako náklady na headhuntingovú agentúru, inzercia, reklama, assessment a testy, a prípadné náklady súvisiace s relokáciou lídra. K skrytým výdavkom patria aj náklady personálneho oddelenia a strata výkonu tímu. Veľakrát sa ukazuje, že seniorný manažér nie je schopný obsiahnuť kultúru danej inštitúcie, hoci má vedomosti aj znalosti v danej problematike. Veľmi dôležitou súčasťou výberu senior manažéra je presvedčiť sa, či je tým správnym kandidátom. 

Prechodný cyklus zmeny lídrov

Po prvotnom šoku, spôsobenom zmenou lídra, sa ľudia začnú pýtať: “Ako ma táto zmena ovplyvní?” “Aký človek je tento líder?” “Ako sa veci okolo mňa zmenia?” Otázky súvisia s neistotou, ktorá má vplyv na šírenie klebiet a pokles výkonu. 

V tomto bode dochádza k tomu, že priaznivá úroveň stresu ( ktorá pozitívne ovlyvňuje výkon) sa nebezpečne zvyšuje a začne brániť zamestnancom zacieliť sa na výkon a prácu.

Po príchode nového lídra je produktivita zamestnancov najmenšia. Na to, aby ľudia urobili prvý dojem, každý sa snaží správať inak ako bežne a taktiež na lídra je väčší tlak zvládnuť zmenu a nadviazať vzťahy. 
Skrátenie prechodného cyklu je možné dosiahnuť pomocou týchto krokov: 

Krok 1: Predstavenie modelu
Celý process začína zoznámením sa s novým prichádzajúcim lídrom, aby mu boli objasnené ciele modelu a predstavený nástroj Facet5. Líder si prostredníctvom online dotazníka urobí osobnostný test Facet5 Profile.

Cieľom prechodného procesu je adresne ukázať všetkým zamestnancom ako bude fungovať tím a na čo by sa mal zamerať a na čo sa zacieli v budúcnosti. Líder dostane jedinečnú šancu vidieť svoj tím priamo pri práci. Musí byť pripravený aj na niektoré otázky priamo na telo.

Krok 2: Assessment použitím Facet5

Facet5 sa opiera o psychológiu Big5. Používa sa viac ako 20 rokov a využívajú ho popredné spoločnosti vo svete. Svojím konceptom je zameraný priamo na pracovný proces a dodáva nevyhnutné informácie ako byť efektívny v práci. 

Každý v tíme prejde 15 minútovým online assessmentom Facet5 a následne dostane počas individuálneho sedenia informácie ohľadom svojej osobnosti. “Počas spätnej väzby sa zameriavame na to, aby mu každý porozumel. Taktiež sa pýtame otázky o jeho predstave o práci v tíme a ako mu môže nový líder pomôcť, aby bol efektívnejší a spokojnejší. Odpovede sumarizujeme, ale pritom zachovávame anonymitu.” objasňuje Debora Wolf, certifikovaná koučka Facet5.
Príklady otázok: Kto je nový človek v tíme? Ako to ovplyvní moju momentálnu pracovnú pozíciu? Bude moja pozícia dôležitá? Bude vadiť, ak odídem z kancelárie skôr? Čo si predstavuje pod produktivitou a efektivitou? Ako ma bude hodnotiť? 

Krok 3: Líderský Feedback

Konzultanti sa stretnú s novým lídrom, aby mu predstavili Facet5 a aj otázky členov tímu a tiež ich obavy. Tu nastáva čas, kedy si nový líder naozaj uvedomí, že je členom nového tímu a začne byť vnútorne angažovaný. Okrem toho zistí, s čím sa jeho tím momentálne zaoberá a získa o ňom jasnú predstavu.

Diskusia pomáha novým lídrom prehodnotiť ich názory voči názorom tímu. S týmito vedomosťami líder môže začať jasnejšie vidieť, aké výzvy ho čakajú.

Krok 4: Stretnutie s tímom

Facet5 obsahuje samostatný model tímovej správy, ktorá sa nazýva TeamScape; kópiu dostane každý z členov tímu. Tímové stretnutie je naplánované krátko po tom, ako nový líder nastúpi na svoje miesto. 

Stretnutie začína krátkou sumarizáciou profilov v tíme. Potom silné stránky a veci, ktoré môžu byť pre druhých konfrontačné. Následne sa ukazuje dynamika tímu, jeho sila, kultúra v time, aké sú vzťahy a ako s nimi pracovať.

Príklad: Výsledky ukazujú, že tento tím je sociálny a altruistický a má rád brainstormingové riešenia alebo riešenia, na ktorých participoval celý tím. Ďalej ukazuje, že vela času venuje hodnoteniam a hľadaniu najlepšieho možného riešenia.

Môžeme predpokladať, že sa ťažko rozhodujú, iba jeden člen tímu je decision maker a strácajú záujem, keď majú niečo implementovať. Zobraním týchto faktov do úvahy, líder tohto tímu bude mať kľúčovú rolu v rozhodovacom procese.

Model tiež používa „konfliktný dotazník“ (aut.Thomas Kilman), na základe ktorého predpokladá, ako ktorý člen tímu rieši problém a správa sa v konfliktnej situácii. Spolu s týmto modelom môže facilitátor ukázať správanie sa členov tímu v diskusii pri súhlasnom stanovisku a nesúhlasení. Nový líder dostáva informáciu ako sa ľudia správajú, keď s ním nesúhlasia. Potom môže byť pripravený na rozdiely medzi členmi tímu.

Následne sa pozornosť sústredí na budovanie silných stránok tímu a na výzvy, ktoré ho čakajú. Pri príprave na stretnutie boli členovia tímu požiadaní, aby si pripravili, čo robia dobre (čo im utkvelo zo spätnej väzby z Facet5) a tiež, aby identifikovali svoje problémové oblasti. Na problémové oblasti sa nalepí nálepka: „Výzvy pracujú pre mňa“ a identifikujú sa oblasti pre rozvoj, na ktorých sa bude pracovať. Nakoniec sa líder vyjadrí ako pomôže každému členovi dosiahnuť ciele a pracovať efektívne.

Členovia tímu sú pozbudzovaní, aby sa vyjadrili ku každému bodu zoznamu. Zvyčajne to prispieva k otvoreniu komunikácie a dôvery. Celé stretnutie sa spracuje a zanesie do dokumentu, ktorý sa nazdieľa.

Krok 5: Follow Up

Novému lídrovi odporúčame, aby 90 dní po tímovom workshope inicioval ďaľšie stretnutie, kde sa dokument silných stránok a výziev updatuje. Používanie tejto techniky prispieva k budovaniu dôvery a zacieľuje sa na tímovú prácu a jej cieľ. Revidovaním dokumentu ľuďom meniť ich zaužívané správanie. 

Tento process rýchlo integruje lídra do tímu a zlešuje jeho funkcionalitu a efektivitu. Rozvíja porozumenie medzi členmi tímu a dáva odpoveď ako ľudia pracujú. Líder má možnosť vidieť silu tímu a lepšie nasmerovať jeho rozvoj.

Nakoniec TeamScape používa jednoduchý jazyk, ktorému každý rozumie a na základe ktorého chápe preferencie a osobitý štýl jednotlivých členov tímu. Takýmto spôsobom sa pracuje aj so spätnou väzbou, čím sa prispieva k vytvoreniu vysoko efektívnych a funkčných tímov.

Klienti potvrdzujú, že toto riešenie im zlepšilo správanie sa v tímoch už v prvých 6 mesiacoch po príchode nového lídra. Spätná väzba od lídrov je veľmi pozitívna, keďže im dáva znalosť o jednotlivých členoch tímu a jeho fungovaní.